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Description

Le métier d'assistant-e de direction est complexe. Dans les entreprises actuelles, il est la pierre angulaire de tout un service et ses tâches sont nombreuses. Les compétences à développer sont multiples : sens de l'organisation, facilité à communiquer, esprit d'analyse, de synthèse et d'équipe... Se former sur ces compétences permet une meilleure prise en main du poste et une performance accrue.

Pour qui

  • Toute personne évoluant vers une fonction d'assistant-e de direction
  • Assistant-e-s de direction désirant accroître leur efficacité professionnelle.

Prérequis

  • Avoir des bases de secrétariat de direction

Identifier ses compétences et attributions propres

  • • Clarifier la finalité de son poste
    • Identifier ses missions et son périmètre de responsabilités
    • Repérer sa marge de manœuvre
    Exercice d'application : élaboration de sa fiche de poste  

Travailler en binôme avec son directeur

  • • Poser les bases d'une collaboration réussie
    • Comprendre les modes de fonctionnement de son directeur
    • Identifier les attentes réciproques
    • Être une valeur ajoutée dans les missions de son/sa directeur
    • Prendre sa place de collaborateur-trice à part entière
    Mise en situation : identification du mode de management de son directeur 

Améliorer sa gestion du temps

  • • Estimer la durée d'une tâche
    • Faire face aux interruptions
    •Utiliser des outils informatiques pour gagner du temps
    • Identifier ses voleurs de temps
    Exercice d'application : planification de sa journée 
Définir ses priorités pour gagner en efficacité
• > Fixer et clarifier ses objectifs : une première étape indispensable
•>  Hiérarchiser ses tâches et identifier celles à forte valeur ajoutée
• > Faire face aux urgences et priorités contradictoires
• Planifier et organiser ses activités
Mise en situation : identification des tâches urgentes et importantes, importantes mais non urgentes

Optimiser le classement pour un meilleur accès à l'information


  • • Classer vite et bien : outils et méthodes
    • Partager l'information efficacement
    • Favoriser l'accès à l'information

Acquérir des méthodes efficaces de gestion du temps

  • • Anticiper pour avoir une vision claire et d'ensemble des échéances majeures
    • Repérer les gisements de temps exploitables
    • Identifier les outils de planification à mettre en place
    • Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais
    Exercice d'application : identification des activités sur lesquelles économiser du temps
 

Améliorer sa communication écrite


  • • Connaître les objectifs des communications demandées
    • S'adapter à son/ses interlocuteurs
    • Simplifier au maximum ses communications pour faciliter la prise de décision
  • Prendre conscience de la dimension relationnelle de son poste
  • Optimiser sa collaboration avec l'équipe et la direction
  • Développer des compétences clés en gestion du temps et de ses priorités

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